Управление инвентаризацией имущества

Управління інвентаризацією майна – це процес ведення детального та впорядкованого обліку всіх активів, обладнання чи предметів, якими володіє, користується чи керує особа, компанія чи організація. Документ управління інвентаризацією майна, який часто називають інвентарним списком або реєстром активів, — це документ або база даних, які використовуються для запису та відстеження інформації про ці активи. Цей документ має вирішальне значення для різних цілей, зокрема для управління активами, фінансового відстеження, планування технічного обслуговування та оцінки ризиків.

Ось ключові компоненти, які зазвичай містяться в документі управління інвентаризацією майна:

• Опис активу: докладний опис кожного активу, включаючи його назву, модель, серійний номер, виробника та будь-які інші відповідні деталі, які унікально ідентифікують товар.
• Категорія активів: Активи класифікуються на основі їх типу, як-от офісне обладнання, машини, транспортні засоби, меблі, електроніка чи нерухомість.
• Розташування активу: Конкретне фізичне місцезнаходження чи відділ, де знаходиться актив, особливо важливо для великих організацій із кількома об’єктами.
• Дата придбання: дата придбання або придбання активу. Це допомагає визначити його вік і амортизацію.
• Вартість: первісна вартість покупки або придбання активу, включаючи податки, плату за доставку та встановлення.
• Поточна вартість: Поточна оціночна вартість активу, яка може змінюватися з часом через знецінення або підвищення курсу.
• Стан: Поточний стан актив, включаючи будь-які необхідні потреби в технічному обслуговуванні чи ремонті.
• Амортизація: Інформація про амортизацію активу, включаючи метод амортизації (наприклад, прямолінійний або зменшуваний залишок) і річні витрати на амортизацію .
• Інформація про гарантію: Докладна інформація про будь-які гарантії чи угоди про обслуговування, пов’язані з активом, включаючи дати закінчення гарантії.
• Історія використання: Інформація про те, як часто та інтенсивно використовується актив, яка може допомогти в плануванні технічного обслуговування та плануванні заміни.
• Записи про технічне обслуговування: Записи про всі дії з технічного обслуговування та ремонту, виконані на актив, включаючи дати, вартість і опис виконаної роботи.
• Інформація про утилізацію: Детальна інформація про те, як і коли актив було утилізовано або вилучено з експлуатації, включаючи ціну продажу, ліквідаційну вартість , або витрати на утилізацію.
• Штрих-код або QR-код: Якщо застосовно, активи можуть бути позначені штрих-кодами або QR-кодами, які посилаються на відповідні записи в системі управління запасами, що робить легше відстежувати та знаходити предмети.
• Відповідальна сторона: Особа або відділ, відповідальний за догляд, технічне обслуговування та управління активом.
• Страхування Інформація: Інформація про страхове покриття для активу, включаючи номери полісів і деталі покриття.
• Оцінка ризику: Примітки щодо будь-яких потенційних ризиків, пов’язаних з активом, як-от проблеми з безпекою чи відповідністю.
• Фотографії: візуальна документація активу, включаючи фотографії або скановані копії серійних номерів, тегів ресурсу та самого активу.
• Історія користувачів і місцезнаходжень: Записи про зміни місцезнаходження об’єктів і користувачів протягом певного часу, особливо актуальні для спільних або мобільних об’єктів.
• Аудиторський слід: A історію змін, внесених до записів про активи, включаючи імена користувачів, дати та описи змін.

Документи управління інвентаризацією майна є важливими для підприємств і організацій будь-якого розміру, оскільки вони допомагають гарантувати, що активи належним чином обліковуються, обслуговуються та ефективно використовуються. Ці документи полегшують прийняття обґрунтованих рішень, підвищують безпеку активів і підтримують фінансову звітність і звітність щодо відповідності. Крім того, вони мають вирішальне значення в сценаріях аварійного відновлення та для страхових претензій у разі втрати або пошкодження активів.