Vastgoedinventarisbeheer

Vastgoedinventarisbeheer is het proces waarbij een gedetailleerde en georganiseerde registratie wordt bijgehouden van alle activa, apparatuur of items die eigendom zijn van, worden gebruikt of worden beheerd door een individu, bedrijf of organisatie. Een document voor inventarisbeheer van onroerend goed, vaak een inventarislijst of activaregister genoemd, is een document of database die wordt gebruikt om informatie over deze activa vast te leggen en bij te houden. Dit document is van cruciaal belang voor verschillende doeleinden, waaronder activabeheer, financiële tracking, onderhoudsplanning en risicobeoordeling.

Dit zijn de belangrijkste componenten die doorgaans zijn opgenomen in een document voor inventarisbeheer van onroerend goed:

• Beschrijving van het item: Een gedetailleerde beschrijving van elk item, inclusief de naam, het model, het serienummer, de fabrikant en alle andere relevante details die het item uniek identificeren.
• Activacategorie: Activa worden gecategoriseerd op basis van hun type, zoals kantoorapparatuur, machines, voertuigen, meubels, elektronica of onroerend goed.
• Locatie van activa: De specifieke fysieke locatie of afdeling waar het asset zich bevindt, vooral belangrijk voor grotere organisaties met meerdere faciliteiten.
• Datum van verwerving: De datum waarop het asset is verworven of gekocht. Dit helpt bij het bepalen van de ouderdom en afschrijving.
• Kosten: De oorspronkelijke aankoop- of aanschafkosten van het item, inclusief belastingen, verzendkosten en installatiekosten.
• Huidige waarde: De huidige geschatte waarde van het item, die in de loop van de tijd kan veranderen als gevolg van waardevermindering of waardestijging.
• Staat: De huidige staat van het actief, inclusief eventuele noodzakelijke onderhouds- of reparatiebehoeften.
• Afschrijving: Informatie over de afschrijving van het actief, inclusief de afschrijvingsmethode (bijvoorbeeld lineair of degressief) en de jaarlijkse afschrijvingskosten .
• Garantie-informatie: Details over eventuele garanties of serviceovereenkomsten die verband houden met het item, inclusief vervaldata van de garantie.
• Gebruiksgeschiedenis: Informatie over hoe vaak en intensief het asset wordt gebruikt, wat kan helpen bij de planning van onderhoud en vervanging.
• Onderhoudsgegevens: Registratie van alle onderhouds- en reparatieactiviteiten die zijn uitgevoerd op het apparaat activa, inclusief datums, kosten en beschrijvingen van het uitgevoerde werk.
• Informatie over verwijdering: Details over hoe en wanneer het actief is afgestoten of buiten gebruik gesteld, inclusief de verkoopprijs en de restwaarde of verwijderingskosten.
• Barcode of QR-code: Indien van toepassing kunnen activa worden gelabeld met barcodes of QR-codes die linken naar hun respectievelijke records in het voorraadbeheersysteem, waardoor het gemakkelijker om items te volgen en te lokaliseren.
• Verantwoordelijke partij: De persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor de zorg, het onderhoud en het beheer van het item.
• Verzekeringen Informatie: Informatie over verzekeringsdekking voor het activum, inclusief polisnummers en dekkingsgegevens.
• Risicobeoordeling: Opmerkingen over eventuele potentiële risico's die aan het activum zijn verbonden, zoals veiligheidsproblemen of nalevingsproblemen.
• Foto's: Visuele documentatie van het item, inclusief foto's of scans van serienummers, itemtags en het item zelf.
• Gebruikers- en locatiegeschiedenis: Records van veranderingen in itemlocatie en gebruikers in de loop van de tijd, met name relevant voor gedeelde of mobiele items.
• Audittraject: Een geschiedenis van wijzigingen die in de activarecords zijn aangebracht, inclusief gebruikersnamen, datums en beschrijvingen van wijzigingen.

Documenten voor inventarisbeheer van onroerend goed zijn essentieel voor bedrijven en organisaties van elke omvang, omdat ze ervoor zorgen dat activa op de juiste manier worden verantwoord, onderhouden en efficiënt worden gebruikt. Deze documenten faciliteren geïnformeerde besluitvorming, verbeteren de beveiliging van activa en ondersteunen financiële en compliancerapportage. Bovendien zijn ze van cruciaal belang bij noodherstelscenario's en bij verzekeringsclaims in geval van verlies of schade aan bezittingen.