ქონების ინვენტარის მართვა

ქონების ინვენტარის მენეჯმენტი არის ინდივიდუალური, ბიზნესის ან ორგანიზაციის მიერ საკუთრებაში არსებული, გამოყენებული ან მართული ყველა აქტივის, აღჭურვილობის ან ნივთის დეტალური და ორგანიზებული ჩანაწერის შენახვის პროცესი. ქონების ინვენტარიზაციის მართვის დოკუმენტი, რომელსაც ხშირად მოიხსენიებენ, როგორც ინვენტარიზაციის სიას ან აქტივების რეესტრს, არის დოკუმენტი ან მონაცემთა ბაზა, რომელიც გამოიყენება ამ აქტივების შესახებ ინფორმაციის ჩასაწერად და თვალყურის დევნებისთვის. ეს დოკუმენტი გადამწყვეტია სხვადასხვა მიზნებისთვის, მათ შორის აქტივების მენეჯმენტისთვის, ფინანსური თვალთვალის, ტექნიკური მომსახურების დაგეგმვისა და რისკის შეფასებისთვის.

აქ არის ძირითადი კომპონენტები, რომლებიც ჩვეულებრივ შედის ქონების ინვენტარიზაციის მართვის დოკუმენტში:

• აქტივის აღწერა: თითოეული აქტივის დეტალური აღწერა, მისი სახელის, მოდელის, სერიული ნომრის, მწარმოებლისა და ნებისმიერი სხვა შესაბამისი დეტალის ჩათვლით, რომელიც ცალსახად იდენტიფიცირებს ელემენტს.
• <.აქტივების კატეგორია: აქტივები კატეგორიზებულია მათი ტიპის მიხედვით, როგორიცაა საოფისე აღჭურვილობა, მანქანები, მანქანები, ავეჯი, ელექტრონიკა ან უძრავი ქონება.
• აქტივის მდებარეობა: კონკრეტული ფიზიკური მდებარეობა ან განყოფილება, სადაც მდებარეობს აქტივი, განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მსხვილი ორგანიზაციებისთვის, რომლებსაც აქვთ მრავალი ობიექტი.
• შეძენის თარიღი: აქტივის შეძენის ან შეძენის თარიღი. ეს ეხმარება განსაზღვროს მისი ასაკი და ამორტიზაცია.
• ღირებულება: აქტივის საწყისი შესყიდვის ღირებულება ან შეძენის ღირებულება, გადასახადების, ტრანსპორტირებისა და ინსტალაციის საფასურის ჩათვლით.
• მიმდინარე ღირებულება: აქტივის მიმდინარე სავარაუდო ღირებულება, რომელიც შეიძლება დროთა განმავლობაში შეიცვალოს ამორტიზაციის ან ფასეულობის გამო.
• მდგომარეობა: მიმდინარე მდგომარეობა აქტივი, მათ შორის ნებისმიერი საჭირო ტექნიკური ან სარემონტო საჭიროება.
• ამორტიზაცია: ინფორმაცია აქტივის ამორტიზაციის შესახებ, ამორტიზაციის მეთოდის ჩათვლით (მაგ., სწორი ხაზი ან კლებადი ნაშთი) და წლიური ამორტიზაციის ხარჯი. .
• გარანტიის შესახებ ინფორმაცია: დეტალები აქტივთან დაკავშირებული ნებისმიერი გარანტიის ან მომსახურების ხელშეკრულების შესახებ, გარანტიის ვადის გასვლის თარიღების ჩათვლით.
• გამოყენების ისტორია:ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ რამდენად ხშირად და ინტენსიურად გამოიყენება აქტივი, რაც დაგეხმარებათ ტექნიკური სამუშაოების დაგეგმვისა და ჩანაცვლების დაგეგმვაში.
• ტექნიკის ტექნიკური ჩანაწერები: ჩანაწერები შესრულებული ტექნიკური და სარემონტო სამუშაოების შესახებ. აქტივი, მათ შორის თარიღები, ხარჯები და შესრულებული სამუშაოს აღწერილობა.
• ინფორმაცია გასხვისების შესახებ: დეტალები იმის შესახებ, თუ როგორ და როდის მოხდა აქტივის გასხვისება ან ამოღება, გასაყიდი ფასის, სამაშველო ღირებულების ჩათვლით. , ან გასხვისების ხარჯები.
• შტრიხკოდი ან QR კოდი: საჭიროების შემთხვევაში, აქტივებს შეიძლება დაფიქსირდეს შტრიხკოდები ან QR კოდები, რომლებიც დაკავშირებულია მათ შესაბამის ჩანაწერებთან ინვენტარის მართვის სისტემაში, რაც ქმნის მას უფრო ადვილია ნივთების თვალყურის დევნება და პოვნა.
• პასუხისმგებელი მხარე: პირი ან განყოფილება, რომელიც პასუხისმგებელია აქტივის მოვლაზე, შენარჩუნებასა და მართვაზე.
• დაზღვევა. ინფორმაცია: ინფორმაცია აქტივის სადაზღვევო დაფარვის შესახებ, მათ შორის პოლისის ნომრები და დაფარვის დეტალები.
• რისკების შეფასება: შენიშვნები აქტივთან დაკავშირებული ნებისმიერი პოტენციური რისკის შესახებ, როგორიცაა მაგ. უსაფრთხოების შეშფოთება ან შესაბამისობის საკითხები.
• ფოტოები: აქტივის ვიზუალური დოკუმენტაცია, სერიული ნომრების ფოტოების ან სკანირების ჩათვლით, აქტივების ტეგები და თავად აქტივი.
• მომხმარებლისა და მდებარეობის ისტორია: აქტივების მდებარეობისა და მომხმარებლების ცვლილებების ჩანაწერები დროთა განმავლობაში, განსაკუთრებით საზიარო ან მობილური აქტივებისთვის.
• აუდიტის ბილიკი: A აქტივების ჩანაწერებში განხორციელებული ცვლილებების ისტორია, მათ შორის მომხმარებლის სახელები, თარიღები და ცვლილებების აღწერა.

საკუთრების ინვენტარის მართვის დოკუმენტები აუცილებელია ყველა ზომის ბიზნესისა და ორგანიზაციისთვის, რადგან ისინი უზრუნველყოფენ აქტივები სათანადოდ არის აღრიცხული, შენახული და ეფექტურად გამოყენებული. ეს დოკუმენტები ხელს უწყობს ინფორმირებული გადაწყვეტილების მიღებას, აუმჯობესებს აქტივების უსაფრთხოებას და მხარს უჭერს ფინანსურ და შესაბამისობის ანგარიშგებას. გარდა ამისა, ისინი გადამწყვეტია კატასტროფის აღდგენის სცენარებში და სადაზღვევო პრეტენზიებისთვის აქტივების დაკარგვის ან დაზიანების შემთხვევაში.