Gestione dell'inventario delle proprietà

La gestione dell'inventario delle proprietà è il processo di tenuta di un registro dettagliato e organizzato di tutti i beni, le attrezzature o gli articoli posseduti, utilizzati o gestiti da un individuo, un'azienda o un'organizzazione. Un documento di gestione dell'inventario delle proprietà, spesso indicato come elenco di inventario o registro delle risorse, è un documento o un database utilizzato per registrare e tenere traccia delle informazioni su tali risorse. Questo documento è fondamentale per vari scopi, tra cui la gestione patrimoniale, il monitoraggio finanziario, la pianificazione della manutenzione e la valutazione del rischio.

Ecco i componenti chiave generalmente inclusi in un documento di gestione dell'inventario della proprietà:

• Descrizione della risorsa: una descrizione dettagliata di ciascuna risorsa, inclusi nome, modello, numero di serie, produttore e qualsiasi altro dettaglio pertinente che identifichi in modo univoco l'articolo.
• Categoria della risorsa: le risorse sono classificate in base al tipo, ad esempio attrezzature per ufficio, macchinari, veicoli, mobili, dispositivi elettronici o immobili.
• Posizione della risorsa: La posizione fisica specifica o il reparto in cui si trova la risorsa, particolarmente importante per le organizzazioni più grandi con più strutture.
• Data di acquisizione: la data in cui la risorsa è stata acquisita o acquistata. Ciò aiuta a determinarne l'età e l'ammortamento.
• Costo: il costo di acquisto originale o il costo di acquisizione del bene, comprese le tasse, le spese di spedizione e di installazione.
• Valore corrente: il valore attuale stimato del bene, che può cambiare nel tempo a causa del deprezzamento o dell'apprezzamento.
• Condizione: la condizione attuale del il bene, comprese eventuali esigenze di manutenzione o riparazione necessarie.
• Ammortamento: informazioni sull'ammortamento del bene, incluso il metodo di ammortamento (ad esempio, a quote costanti o in diminuzione) e le spese di ammortamento annuali .
• Informazioni sulla garanzia: dettagli su eventuali garanzie o contratti di servizio associati alla risorsa, comprese le date di scadenza della garanzia.
• Cronologia di utilizzo: Informació sobre la freqüència i la intensitat amb què s'utilitza l'actiu, que pot ajudar amb la planificació del manteniment i la planificació de substitucions.
• Registres de manteniment: registres de totes les activitats de manteniment i reparació realitzades al actiu, incloses les dates, els costos i les descripcions del treball realitzat.
• Informació d'eliminació: Detalls sobre com i quan es va eliminar o retirar l'actiu, inclòs el preu de venda i el valor de recuperació. , o els costos d'eliminació.
• Codi de barres o codi QR: si escau, els actius es poden etiquetar amb codis de barres o codis QR que enllacin amb els seus registres respectius al sistema de gestió d'inventari, de manera que més fàcil de rastrejar i localitzar els articles.
• Part responsable: la persona o departament responsable de la cura, manteniment i gestió de l'actiu.
• Assegurança. Informació: informació sobre la cobertura de l'assegurança de l'actiu, inclosos els números de pòlissa i els detalls de la cobertura.
• Avaluació de riscos: notes sobre els possibles riscos associats a l'actiu, com ara problemes de seguretat o problemes de compliment.
• Fotografies: documentació visual de l'actiu, incloses fotos o escanejos de números de sèrie, etiquetes de recursos i el propi recurs.
• Historial d'usuaris i ubicacions: registres dels canvis en la ubicació dels recursos i els usuaris al llarg del temps, especialment rellevants per als recursos compartits o mòbils.
• Pista d'auditoria: A historial de canvis fets als registres d'actius, inclosos els noms d'usuari, les dates i les descripcions de les modificacions.

Els documents de gestió d'inventari de propietats són essencials per a empreses i organitzacions de totes les mides, ja que ajuden a garantir que els actius es comptabilitzen correctament, es mantenen i s'utilitzen de manera eficient. Aquests documents faciliten la presa de decisions informades, milloren la seguretat dels actius i donen suport als informes financers i de compliment. A més, són crucials en escenaris de recuperació de desastres i per a reclamacions d'assegurances en cas de pèrdua o dany als actius.