Gestió d'inventari de la propietat

La gestió de l'inventari de la propietat és el procés de mantenir un registre detallat i organitzat de tots els actius, equips o articles propietat, utilitzats o gestionats per una persona, empresa o organització. Un document de gestió d'inventari de propietats, sovint conegut com a llista d'inventari o registre d'actius, és un document o base de dades que s'utilitza per registrar i fer un seguiment de la informació sobre aquests actius. Aquest document és crucial per a diversos propòsits, com ara la gestió d'actius, el seguiment financer, la planificació del manteniment i l'avaluació de riscos.

A continuació es mostren els components clau que normalment s'inclouen en un document de gestió d'inventari de propietats:

• Descripció de l'actiu: una descripció detallada de cada actiu, inclòs el seu nom, model, número de sèrie, fabricant i qualsevol altra informació rellevant que identifiqui l'element de manera única.
• < span>Categoria d'actius: els actius es classifiquen en funció del seu tipus, com ara equipament d'oficina, maquinària, vehicles, mobles, electrònica o béns immobles.
• Ubicació de l'actiu: La ubicació física o el departament específic on es troba l'actiu, especialment important per a organitzacions més grans amb diverses instal·lacions.
• Data d'adquisició: la data en què s'ha adquirit o comprat l'actiu. Això ajuda a determinar-ne l'antiguitat i la depreciació.
• Cost: el cost de compra original o el cost d'adquisició de l'actiu, inclosos els impostos, l'enviament i les tarifes d'instal·lació.
• Valor actual: el valor estimat actual de l'actiu, que pot canviar amb el temps a causa de l'amortització o l'apreciació.
• Condició: l'estat actual de l'actiu. l'actiu, incloses les necessitats de manteniment o reparació necessàries.
• Amortització: informació sobre l'amortització de l'actiu, inclòs el mètode d'amortització (per exemple, lineal o saldo decreixent) i la despesa d'amortització anual .
• Informació de la garantia: Detalls sobre qualsevol garantia o acord de servei associat amb l'actiu, incloses les dates de caducitat de la garantia.
• Historial d'ús:
• span> Informació sobre la freqüència i la intensitat amb què s'utilitza l'actiu, que pot ajudar amb la planificació del manteniment i la planificació de substitucions.
• Registres de manteniment: registres de totes les activitats de manteniment i reparació realitzades al actiu, incloses les dates, els costos i les descripcions del treball realitzat.
• Informació d'eliminació: Detalls sobre com i quan es va eliminar o retirar l'actiu, inclòs el preu de venda i el valor de recuperació. , o els costos d'eliminació.
• Codi de barres o codi QR: si escau, els actius es poden etiquetar amb codis de barres o codis QR que enllacin amb els seus registres respectius al sistema de gestió d'inventari, de manera que més fàcil de rastrejar i localitzar els articles.
• Part responsable: la persona o departament responsable de la cura, manteniment i gestió de l'actiu.
• Assegurança. Informació: informació sobre la cobertura de l'assegurança de l'actiu, inclosos els números de pòlissa i els detalls de la cobertura.
• Avaluació de riscos: notes sobre els possibles riscos associats a l'actiu, com ara problemes de seguretat o problemes de compliment.
• Fotografies: documentació visual de l'actiu, incloses fotos o escanejos de números de sèrie, etiquetes de recursos i el propi recurs.
Historial d'usuaris i ubicacions: registres dels canvis en la ubicació dels recursos i els usuaris al llarg del temps, especialment rellevants per als recursos compartits o mòbils.
• Pista d'auditoria: A historial de canvis fets als registres d'actius, inclosos els noms d'usuari, les dates i les descripcions de les modificacions.

Els documents de gestió d'inventari de propietats són essencials per a empreses i organitzacions de totes les mides, ja que ajuden a garantir que els actius es comptabilitzen correctament, es mantenen i s'utilitzen de manera eficient. Aquests documents faciliten la presa de decisions informades, milloren la seguretat dels actius i donen suport als informes financers i de compliment. A més, són crucials en escenaris de recuperació de desastres i per a reclamacions d'assegurances en cas de pèrdua o dany als actius.