Управление на инвентара на имотите

Управлението на инвентара на собствеността е процес на поддържане на подробен и организиран запис на всички активи, оборудване или предмети, притежавани, използвани или управлявани от физическо лице, бизнес или организация. Документът за управление на инвентара на имущество, често наричан списък с инвентар или регистър на активите, е документ или база данни, използвани за записване и проследяване на информация за тези активи. Този документ е от решаващо значение за различни цели, включително управление на активи, финансово проследяване, планиране на поддръжката и оценка на риска.

Ето основните компоненти, които обикновено се включват в документ за управление на инвентара на имоти:

• Описание на актива: Подробно описание на всеки актив, включително неговото име, модел, сериен номер, производител и всякакви други подходящи подробности, които уникално идентифицират артикула.
• Категория на актива: Активите се категоризират въз основа на техния тип, като например офис оборудване, машини, превозни средства, мебели, електроника или недвижими имоти.
• Местоположение на актива: Конкретното физическо местоположение или отдел, където се намира активът, особено важно за по-големи организации с множество съоръжения.
• Дата на придобиване: Датата, на която активът е придобит или закупен. Това помага да се определи възрастта и амортизацията му.
• Цена: Първоначалната цена на покупката или цената на придобиване на актива, включително данъци, такси за доставка и инсталиране.
• Текуща стойност: Текущата прогнозна стойност на актива, която може да се промени с времето поради амортизация или поскъпване.
• Състояние: Текущото състояние на актива, включително всякакви необходими нужди от поддръжка или ремонт.
• Амортизация: Информация за амортизацията на актива, включително метод на амортизация (напр. линейно или намаляващо салдо) и годишни разходи за амортизация .
• Гаранционна информация: Подробности за всякакви гаранции или споразумения за обслужване, свързани с актива, включително дати на изтичане на гаранцията.
• История на употребата: Информация за това колко често и интензивно се използва активът, което може да помогне при планирането на поддръжка и планиране на подмяна.
• Записи за поддръжка: Записи за всички дейности по поддръжка и ремонт, извършени на актив, включително дати, разходи и описания на извършената работа.
• Информация за изхвърляне: Подробности за това как и кога активът е бил изхвърлен или оттеглен, включително продажна цена, остатъчна стойност , или разходи за обезвреждане.
• Баркод или QR код: Ако е приложимо, активите могат да бъдат етикетирани с баркодове или QR кодове, които се свързват със съответните им записи в системата за управление на инвентара, което го прави по-лесно проследяване и намиране на елементи.
• Отговорна страна: Лицето или отделът, отговорен за грижата, поддръжката и управлението на актива.
• Застраховка Информация: Информация относно застрахователното покритие за актива, включително номера на полици и подробности за покритието.
• Оценка на риска: Бележки за всички потенциални рискове, свързани с актива, като напр. опасения за безопасността или проблеми със съответствието.
• Снимки: Визуална документация на актива, включително снимки или сканирания на серийни номера, етикети на активи и самия актив.
• История на потребителите и местоположенията: Записи на промените в местоположението на активите и потребителите с течение на времето, особено подходящи за споделени или мобилни активи.
• Одитна пътека: A история на промените, направени в записите на активите, включително потребителски имена, дати и описания на модификациите.

Документите за управление на инвентара на собствеността са от съществено значение за фирми и организации от всякакъв размер, тъй като помагат да се гарантира, че активите са правилно отчетени, поддържани и използвани ефективно. Тези документи улесняват вземането на информирани решения, подобряват сигурността на активите и подпомагат финансовото отчитане и отчитането за съответствие. Освен това те са от решаващо значение при сценарии за възстановяване след бедствие и за застрахователни искове в случай на загуба или повреда на активи.